今天看到一則新聞 令人惋惜

許多盡忠職守 鞠躬盡瘁的公務員

累死在一個又一個的會議壓力與超載中--

開會癱趴桌上…腦中風未脫險

苗栗縣府民政處兵役勤管科長吳秀敏

26日到南投縣開會時

疑似腦中風昏迷，生命垂危

她昏迷前還發言「將盡力達成任務」

鞠躬盡瘁精神讓人感佩-----

當天會議從上午9點半開到中午12點多

吳秀敏坐著發言，表示將盡力達成任務

沒想到話才說完，就癱趴在桌上

---失去意識。

幾年前 我還在y校擔任主任時

校長曾經送給每位主任一本書「開會開到死」

其用意除了自我勉勵外 大概也是互相提醒:

提高開會的效率

那本書的內容 我多半已經忘了

但是書名的提醒 卻一直牢記在心

常常提醒自己 話不在多 精要才靈

當前社會 許多人事物之間環環相扣 彼此連動

所以需要經常溝通聯繫 才能維持良好的運轉

而開會 就是最常見的形式

很多人批評開會文化 也提出很多改革的措施

但是效果卻不彰

最常見的現象是

會前 姍姍來遲 七零八落

會中 交頭接耳 七嘴八舌

會後 怨聲載道 七葷八素

盡是馬後炮

所謂的

會而不議 議而不決 

決而不行 行而無果

我覺得會議要精簡有效

可能至少要留意下面幾點:

1. 目標清楚 定位明確

  通常會議的目標有四類:

  a.討論 b.決議 c.報告 d.分享

  雖然有時候會併行 但是不要混淆

2. 事前提供充足訊息

  透過書面、網路或電話

  提供相關訊息 讓與會者事前了解問題

  減少會議中的說明或思考的時間

3. 透過會前會 釐清問題或凝聚共識

  進行必要的個別討論或問題調查掌握訊息

  必要時進行會前會 縮短會議的討論時間

4. 當機立斷 付委討論

  即使做了充足的事前安排

  仍然有可能遇到難以解決的狀況

  這時不要繼續糾結纏繞 勇於跳脫出來

  將混沌不明的部分 交付相關人員另案討論

  讓會議繼續往其他議程進行 或散會 另期再開

據說 之前宏碁老闆施振榮開會有個標準

一次會議的時間只有40分鐘

他認為人的專注力和思考力都是有限制的

花太長時間開會 對個人或對組織都是不利的

為了要達成40分鐘完成一次會議

我想 至少就必須要嚴格做到上述的四種策略

臨時想的 必然不足 

相關管理書籍其實很多

只是 因為經常忙著開會 所以沒時間讀----

很多主管們 也因為忙著召開會議 也沒時間讀-----

所以--------